Der richtige Prozess - darfs ein bisschen mehr sein?
So gelingt Prozessoptimierung
Kein Prozess kann heutzutage noch ohne die Digitalisierung betrachtet werden. Denn die Digitalisierung hat - wenn man so will - den Turbo in Sachen Prozessoptimierung gezündet.
Automatisierung, künstliche Intelligenz und digitale Datenanalyse bieten schier ungeahnte Möglichkeiten, jeden einzelnen Prozess innerhalb der Unternehmensstruktur effizienter zu analysieren, transparenter zu verstehen und letztlich – abgeleitet aus den Erkenntnissen – zu optimieren. Und das alles wohlgemerkt zeit- und ressourcensparend sowie dank Machine Learning auch selbstlernend.
Die Digitalisierung hat den Turbo gezündet.
Jede Abteilung profitiert von optimierten Prozessen. Jede. Besonders HR – “Human! Ressource”. Denn Personal wird mehr und mehr zur Schlüsselressource und damit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Doch was machen HRler noch viel zu oft? Excel-Tabellen pflegen (und nicht Menschen). Die Lösung: HR-Prozesse digitalisieren und (wenn möglich) automatisieren.
Kleines Beispiel gefällig? Statt Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen-Chaos werden alle Personaldaten in Sekundenschnelle automatisch erfasst und an einem Ort sicher gespeichert. Auch in Sachen Lohnabrechnung können HRler aufatmen. Denn mittels automatisierter Prozesse werden alle gehaltsrelevanten Daten ohne manuellen Aufwand automatisch übermittelt.
4 plus 1 Phasen der Prozessoptimierung
Phase: Analysieren (IST-Situation, Erfassung aller HR-Aufgaben)
Phase: Verstehen (Welche Aufgaben sind sehr zeitintensiv? Wo sollen Fehler reduziert werden? Was sind die Ziele und Wünsche?)
Phase: Effizienzen erkennen (Was geht – und wie geht's? Wo lauern unentdeckte Zeitfresser und Fehlerquellen?)
Phase: Digitalisieren (Passgenaue HR-Tools auswählen und implementieren)
Finally (4 plus 1): Automatisieren – die Königsdisziplin! (Machen Sie einen Prozess zum automatischen Workflow – die Voraussetzung ist ein hoher Standardisierungsgrad)
Die 4+1 Phasen wichtigen der Prozessoptimierung: Analysieren-Verstehen-Effizienz erkennen-Digitalisierung+Automation
Ohne Digitalisierung wenig Optimierung
Der größte Hebel, um Agilität zu ermöglichen sowie Einsparungen zu erzielen, ist es, die HR-Prozesse mithilfe von Technologien zu digitalisieren. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, gibt es schlicht keine Alternative. Gleichzeitig eröffnet die Prozessdigitalisierung völlig neue HR-Welten.
Top 5 Vorteile der Prozessdigitalisierung:
Effizienzsteigerung
Fehlerreduktion & Kostenoptimierung
Employer Experience
Smartes Onboarding
Höhere Zufriedenheit des Personals
Bessere Datenanalyse,-kontrolle und sicherheit
Nicht umsonst gibt es eine mannigfaltige Auswahl an HR-Tools, um manuelle Prozesse in digitale Sphären zu überführen. Dabei sollten die IT-Lösungen sorgfältig ausgewählt und das Leistungsspektrum dieser mit den Anforderungen abgeglichen werden. Mit der Phase der Implementierung geht zudem zwingend auch eine Schulung der Mitarbeitenden einher, die tagtäglich mit den Tools arbeiten. Wer darf was? Und was nicht? Klare Kommunikation ist das Gebot der Stunde.
Digitale Prozesse ermöglichen schnelle Reaktionen auf Veränderungen.
Kein Alleingang
HR-Prozesse zu digitalisieren und damit nachhaltig zu optimieren ist kein Hexenwerk – aber eben auch nicht mal schnell nebenbei im Daily-Doing gemacht. Viele Unternehmen begehen dabei den Fehler, ineffektive Prozesse laufend oberflächlich nachzujustieren, anstatt von Grund auf neu zu modellieren. Das bindet Ressourcen auf allen Ebenen, vernichtet Zeit und Geld.
Deshalb gilt in Sachen Prozess: Keine halben Sachen. Keine Kompromisse an der falschen Stelle. Und kein Alleingang. Suchen Sie sich fachkundige, externe Unterstützung und gehen Sie einen Schritt nach dem anderen. Jeder Schritt lohnt sich!
Denn die harte Realität Ihres HR-Teams besteht aus: Fachkräftemangel. Anforderungskatalog von GenZ & Co.. Personalbetreuung in Zeiten von Homeoffice. Und. Und. Und. Sprich: Ihr HR-Team hat genug um die Ohren. Digitale Prozesse sind damit Rettungsanker und Zukunftsmotor zugleich. Sie ermöglichen es, dass sich Ihr HR-Team auf ihr “menschelndes” Kerngeschäft konzentrieren kann, anstatt auf manuelle Administration.
Netter Nebeneffekt für das gesamte Unternehmen: Digitale Prozesse ermöglichen schnelle Reaktionen auf Veränderungen. Ihr Unternehmen ist resilient. Keine schlechte Absicherung in volatilen Zeiten. Oder?