Interview: Carina Schmidt von ImPuzzle über HR Outsourcing und den vermeintlichen Fachkräftemangel

Carina Schmidt ist Gründerin und Geschäftsführerin von ImPuzzle, einem Beratungsunternehmen für HR Software & Projektmanagement. Als HR-Expertin unterstützt sie Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und effizient zu gestalten. Ihr Fokus liegt auf innovativen und praxisorientierten Lösungen für sämtliche Herausforderungen im Bereich Human Resources. Aus ihrer langjährigen Erfahrung als HR-Beraterin und Projektmanagerin weiß sie aus erster Hand, woran es in Personalabteilungen krankt und was Unternehmen brauchen.

Outsourcing boomt, insbesondere die Auslagerung der Payroll. Wie beurteilen Sie die Option des Outsourcings von HR-Prozessen?

Outsourcing kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, man muss aber sehr genau hinschauen. Viele Anbieter versprechen zwar Entlastung, lassen die Kunden am Ende aber einen Großteil der Arbeit selbst erledigen. Wenn beispielsweise Kunden von Dienstleistern für die Entgeltabrechnung die Daten selbst eingeben und Fehler selbst korrigieren müssen, ist der versprochene Vorteil schnell dahin. Deshalb ist es wichtig, genau auf die Details der Leistungen zu achten und sich nicht von Marketing-Versprechen blenden zu lassen.

Generell müssen Unternehmen aber nicht zwingend auslagern. Wenn sie bereit sind, ihre internen Prozesse zu überdenken und zu optimieren, können sie die Herausforderungen oft auch mit den vorhandenen Mitarbeitern meistern.

In Branchen-Medien ist vielfach davon zu lesen, dass sich Unternehmen fürs Outsourcing entscheiden, weil sie mit Fachkräftemangel zu kämpfen haben.

Ich denke, wir sollten aufhören, den Fachkräftemangel als Einbahnstraße zu betrachten. Wenn ich in Unternehmen gehe, stoße ich weniger auf einen Fachkräftemangel als vielmehr auf einen Personalmangel. Das ist ein Unterschied. Die gute Nachricht ist: Personalmangel lässt sich mit gezielten Maßnahmen beheben, nämlich mit attraktiven Arbeitsumgebungen, effizienten Abläufen und Schulungen, aber auch durch die Weiterentwicklung von Führungskräften.   

Sind spezialisierte Outsourcing-Anbieter Ihrer Erfahrung nach besser aufgestellt?

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden, ist tatsächlich in der ganzen HR-Branche ein großes Problem. Viele Outsourcing-Dienstleister kämpfen damit, dass sie die Personalnot ihrer Kunden zwar lösen wollen, aber selbst nicht genügend Mitarbeiter finden. Das Problem wird somit nur verlagert, aber nicht gelöst.

ImPuzzle geht einen anderen Weg. Ich sehe den vermeintlichen Fachkräftemangel eher als einen generellen Personalmangel. Unternehmen finden oft deshalb keine Mitarbeiter, weil ihre internen Prozesse und die Arbeitsumgebung nicht attraktiv genug sind.

Mein Ansatz ist es daher, gemeinsam mit den Kunden ihre HR-Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Sehr häufig lässt sich durch effizientere Abläufe und eine verbesserte Arbeitsplatzgestaltung der Personalbedarf reduzieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Sie bieten an, Unternehmen bei der Entscheidung für oder gegen Outsourcing zu beraten. Wie läuft so eine Beratung ab?

Viele Firmen wissen gar nicht, worauf es bei dieser Entscheidung wirklich ankommt. Deshalb gehe ich mit meinen Kunden im ersten Schritt die konkreten Herausforderungen und Ziele durch. 

Wir wägen dann gemeinsam ab, ob Outsourcing die beste Option ist oder ob eine Optimierung der internen Prozesse sinnvoller und ausreichend wäre. Dazu analysieren wir alle relevanten Daten wie Mitarbeiterzahlen, Budgets etc. Aktueller Arbeitsaufwand zur Bearbeitung der HR Themen.

Auf dieser Basis erarbeiten wir einen individuellen Plan mit allen Vor- und Nachteilen der jeweiligen Lösungsansätze. Die Entscheidung obliegt natürlich dem Unternehmen selbst. Diese Beratung muss absolut neutral und transparent erfolgen, damit der Kunde eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Gerne beantworte ich in diesem Rahmen auch alle spezifischen Fragen zum Outsourcing - von der genauen Umsetzung bis hin zu Compliance-Aspekten. Diese Offenheit und der enge Austausch sind mir sehr wichtig. Am Ende soll die bestmögliche Lösung für den Kunden stehen.

Welche konkreten Dienstleistungen bietet ImPuzzle an?

Das Portfolio von ImPuzzle ist breit gefächert. Wir analysieren bestehende HR-Prozesse in Unternehmen, dokumentieren Kundenanforderungen und prüfen die aktuell verwendete HR-Software. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Suche nach passenden Software-Partnern.

Basierend auf unserer Analyse entwickeln wir dann individuelle Lösungskonzepte und erstellen einen Gesamtplan inklusive Ressourcen- und Kostenplanung. Wir begleiten die Umsetzung der neuen HR-Prozesse und bieten Mentoring im Change-Prozess an.

Darüber hinaus haben wir gezielte Weiterbildungsprogramme für HR-Profis, um deren Fähigkeiten und Fachwissen auszubauen - von Führungskompetenzen bis hin zu innovativen HR-Ansätzen.

Was zeichnet ImPuzzle als HR-Dienstleister aus?

Unser ganzheitlicher Ansatz ist einzigartig. Wir fördern eine Unternehmenskultur der Offenheit, Zusammenarbeit und Kreativität. Dabei setzen wir auf Empowerment und nachhaltige Lösungen. Statt langer Meetings und Projektphasen packen wir direkt an und erledigen die Aufgaben.

Unsere langjährige Branchenexpertise ermöglicht es uns, die besten Lösungen für New-Work-Konzepte zu identifizieren und umzusetzen. Wir arbeiten mit fortschrittlichen Technologien, virtuellen Schulungen und Cloud-Tools. Kontinuierliche Verbesserung ist unser Ziel - wir entwickeln HR-Praktiken für eine Kultur der Innovation und Anpassungsfähigkeit.

Welchen Nutzen haben Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit ImPuzzle?

Zunächst profitieren sie von einer deutlichen Kostenreduktion und Effizienzsteigerung durch die Optimierung der HR-Prozesse. Als Experten bringen wir höchste Genauigkeit und Zuverlässigkeit mit. Wir schaffen Freiräume für die Unternehmen, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen und die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können.

Durch unsere skalierbaren Lösungen haben sie Zugriff auf fortschrittliche Technologien und Systeme für eine effiziente Abrechnung. Nicht zu unterschätzen ist auch der Wissenstransfer und die Weiterbildung der HR-Mitarbeiter durch unser Mentoring und die Schulungen. So bereiten wir die Unternehmen optimal auf die Herausforderungen der Zukunft vor.

Wie läuft eine typische Zusammenarbeit mit Ihnen als HR-Partner ab?

Zunächst führen wir ein kostenloses Erstgespräch, um die aktuellen Herausforderungen zu besprechen und erste Lösungsansätze zu erörtern. Innerhalb von vier Wochen können wir in der Regel mit dem Projekt starten. Der weitere Ablauf ist individuell, da wir für jedes Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen entwickeln. Wir passen uns laufend an neue Gegebenheiten und Änderungen im Prozess an. Eine enge Abstimmung mit dem Kunden ist dabei für uns das A und O.

Das Interview führte Martin Schmid von MSM Consulting.